マルチタスク管理術【仕事術】

仕事において、意図せずともマルチタスクになってしまうことがあると思います。

マルチタスクとは、複数の仕事を同時にこなさなければならない状況のことです。

人間はそもそもマルチタスクに向いていません。

たとえばピアノでは、

・右手でメロディーを弾く

・左手で伴奏を弾く

・足でペダルを踏む

の3つを同時にこなします。練習を積まないとうまく弾くことができませんね。

仕事でも同じで、電話しながらドキュメントを探す、のような場面は無いでしょうか。

普段ならすんなり正しいフォルダをクリックできるが、電話しながらだと何をクリックしたらよいのか分からなくなった経験はないでしょうか。

これはある意味仕方のないマルチタスクになります。電話で話しながら作業ができる場合は、いったん「ドキュメントを確認するので少々お待ちください。」と言って、必要なドキュメントを探すことに集中したほうが良いでしょう。

マルチタスクを回避するには以下の点に重きを置くと良いでしょう。

1.優先順位の設定: 重要なタスクに優先順位をつけ、順番に処理をすることで、一つ一つのタスクに集中し効率を向上させる。

2.タイムマネジメント: タスクを適切にスケジュール化する。

3.シングルタスク: 一度に1つのタスクに集中することを心掛けて、そのタスクを完了するまで別のタスクに取り組まないようにします。

1.優先順位の付け方

いくつかポイントがあります。

・すぐにできることはすぐにやる。

5分以内くらいでできそうなことはすぐにやりましょう。

たとえば社内便を出す、後輩が作った議事録を確認する、メールで空いているスケジュールの確認依頼が来ているので返信する、上司から案件の進捗はどうかとチャットが来ている・・・

これらはすぐに実行できます。さっさとやりましょう。

・仕事にかかる時間と、締め切りを把握する。

例えば○○の仕様書を作ってほしい、という依頼が来たとします。

はじめてやる場合はどれくらい時間がかかるかは分からないでしょう。

その場合は上司や、先輩、仕事を振ってきた人に「初めてこの作業やるんですけど、どれくらいかかりますかね？」と聞きましょう。

締め切りの把握も重要です。1か月後なのか、1週間後なのかでは雲泥の差です。

あなたはあるIT企業の社員です。いま、以下の4つのタスクがあるとします。あなたはどう優先順位をつけますか？

①内容：○○のプログラミング仕様書の作成、期限：4週間後、推定所要時間：5日

②内容：○○のプログラミング、期限：4週間後、推定所要時間：4日

③内容：議事録の作成、期限：1週間後、推定所要時間：1日

④内容：○○のチェック、期限：1週間後、推定所要時間：3日

答えは③→④→①→②です。

原則として

期限の近い順→後工程の余裕がない順→所要時間の短い順

で優先順位をつけます。

期限が近いものは当然早く行わないといけません。

③の議事録の作成は、「作成→出席者にレビュー→修正」という工程があります。「議事録の作成」は議事録を作成するだけでなく、出席者のレビューとその修正も含めて「議事録の作成」です。1週間後に議事録が出来上がっていなければならないのであれば、早めに作成して、レビューに回しましょう。

④の○○のチェックは出来上がったものをチェックすることを想定しています。ドキュメントなら誤字脱字が無いか、他のドキュメントと整合しているかなどを確かめます。チェックしていくうちに、「この部分はどうなっているのか」という疑義が生じます。自分で調べることができるなら調べて真偽を確かめます。自分では把握できないのであれば、作成者に確認することが必要です。

①の○○仕様書の作成は、仕様書を作るだけでなく、その仕様書を作ってプログラムを作成するという後段階が存在します。ときにはレビューが入ることもあるでしょう。これは所要時間は②より長いですが、後工程を考えて、優先すべき作業です。

②の○○のプログラミングは、仕様書をもとにプログラミングを行います。仕様書が間違えていれば指摘する必要があります。プログラミングして、その成果物が正しいかを確かめる工程がその後に存在します。

優先順位のつけかたは仕事の内容によって柔軟に対応する必要があります。